Evaluasi Kinerja

EVALUASI KINERJA : MENARIK TETAPI TERBATAS
Turban (1996) mengatakan bahwa evaluasi kinerja berhubungan dengan seberapa efektif dan efisien operasi sistem informasi. Suatu pemeriksaan kinerja, mengumpulkan, dan mengevaluasi informasi untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini, antara lain :
1. Apakah cukup tersedia pelatihan bagi pengguna sistem informasi?
2. Apakah metodologi dan teknologi terbaik telah digunakan?
3. Apakah sumber daya telah dimanfaatkan dengan optimal?
4. Apakah ada perencanaan sistem informasi?
5. Apakah pengguna terpuaskan dengan layanan atau jasa sistem informasi?

Banyak penelitian tentang pengukuran kinerja, antara lain penelitian tentang pengukuran hasil pada tingkat perusahaan, yaitu melalui earnings growth, rate of return, return on assets, net protit margin, dan earnings on sales. Tetapi pendekatan tersebut mempunyai banyak keterbatasan. Variabel-variabel tersebut masih terlalu umum dan tidak sensitif terhadap dampaknya pada aplikasi sistem informasi. Selain itu, pendekatan tersebut tidak mencukupi dan tidak cocok untuk beberapa kasus. Lebih jauh lagi semua pengukuran tersebut sangat sedikit membantu menjelaskan bagaimana sistem informasi mempengaruhi keunggulan kompetitif perusahaan Anda. Seperti dikatakan Sethi dan King (1994) bahwa pengukuran dengan variabel-variabel tersebut penerapannya sempit dan kurang dapat untuk generalisasi, terutama kaitannya dengan kinerja sistem informasi.

Perspektif Alternatif Evaluasi SIstem Informasi

Evaluasi memberikan feedback yang diperlukan untuk menilai suatu sistem dan dampaknya pada pengguna dan bisnis Anda. Feedback memberikan informasi kepada Anda tentang berbagai penyesuaian yang diperlukan pada sistem informasi yang ada dan penyesuaian yang diperlukan untuk kemungkinan pengembangan sistem informasi pada masa depan. Sistem informasi memang seharusnya dievaluasi seperti fungsi organisasi yang lain.
Menurut Turban (1996) terdapat tiga dimensi dasar untuk mengevaluasi sistem informasi. Pertama adalah evaluasi proses pengembangan, yaitu apakah sistem informasi di perusahaan Anda telah dikembangkan dengan tepat. Kedua, evaluasi tentang berbagai informasi yang disediakan. Dan ketiga adalah evaluasi kinerja sistem informasi. Mari kita membahas secara lebih mendetail tentang tiga dimensi dasar evaluasi sistem informasi ini.
TAHAP AWAL: EVALUASI PENGEMBANGAN
Evaluasi proses pengembangan terutama berkaitan dengan apakah sistem telah dikembangkan sesuai dengan perencanaan dan anggaran. Sistem informasi yang dikembangkan sesuai perencanaan dan sesuai dalam anggaran yang ditetapkan tidak banyak ditemui. Perusahaan jarang bahkan tidak pernah melakukannya. Banyak sistem informasi yang dikembangkan tanpa perencanaan dan anggaran yang jelas. Turban (1996) menemukan dalam suatu survei bahwa 75% dari 261 perusahaan di Amerika Serikat yang mengembangkan sistem informasi tidak melakukan evaluasi. Tidak ada pengukuran terhadap apa yang telah mereka lakukan dan tidak tahu kapan serta dimana mereka melakukan kesalahan. Dengan penemuan baru, pengembangan sistem informasi tradisional, peningkatan pengalaman, dan pemahaman yang lebih baik atas pengembangan sistem oleh manajer dan pengembang sistem telah menghasilkan tekanan yang lebih besar pada pengendalian dan perencanaan sistem informasi. Sehingga pengembangan sistem informasi terus berlanjut. Namun evaluasi ini baru sebatas pada proses pengembangannya dan belum menyentuh inti permasalahan penggunaan sistem dan kebutuhan pengguna akan informasi itu sendiri.

MASIH PERMULAAN: EVALUASI INFORMASI
Suatu sistem informasi yang baik adalah yang dapat menyediakan dengan tepat perhitungan yang benar, pemrosesan transaksi dengan efisien, dan laporan yang tepat waktu. Masih menurut Turban (1996), suatu sistem yang dapat berfungsi dengan baik tetapi tidak mampu memenuhi kebutuhan perusahaan bukanlah sistem yang tepat. Suatu sistem harus dievaluasi pada tingkatan mana informasi tersebut memenuhi atau tidak kebutuhan pada proses pembuatan keputusan perusahaan. Inilah salah satu faktor penting sistem informasi dalam melipatgandakan keuntungan bisnis Anda.
Kemampuan sistem menghasilkan informasi dapat dievaluasi melalui kepuasan pengguna. Semakin memberikan kepuasan yang besar yaitu kemampuan sistem menyediakan informasi yang dibutuhkan pengguna, maka semakin baik kinerja sistem tersebut. Kepuasan dengan sistem informasi yang ada berkorelasi positif dengan kemampuan sistem memenuhi kebutuhan untuk pembuatan keputusan (Turban, 1996). Kemampuan sistem untuk menyediakan informasi ini dapat dievaluasi dengan menggunakan model UDMISS (DeLone dan McLean, 2003).

Sistem Informasi dalam Perspektif

Sistem informasi adalah sekelompok manusia, software, hardware, prosedur, dokumentasi, masukan, dan keluaran yang digunakan untuk mengelola data bisnis. Sistem informasi juga merupakan paket lengkap dari komponen-komponen pembangunya dan hubungan diantara komponen itu (Martin, 1991). Selaras dengan itu, Jogiyanto (2005) mengemukakan enam komponen sistem informasi, yaitu:
1. Masukan,
2. Model,
3. Keluaran,
4. Database,
5. Teknologi dan
6. Pengendalian.
Sistem informasi secara teknis diartikan sebagai sekumpulan komponen yang bekerja sama dalam pengumpulan, penyimpanan, penyebaran informasi untuk mendukung pembuatan keputusan, koordinasi, operasi bisnis, analisis, dan penampilan objek dalam perusahaan (Laudon & Laudon, 1999). Sistem informasi mengandung informasi tentang sumberdaya manusia, tempat, dan segala sesuatu dalam perusahaan. Menurut Whitten dkk (1994), sistem informasi berarti pengaturan, orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi terintegrasi untuk mendukung dan meningkatkan kemampuan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dalam perusahaan. Oleh karena itu, sistem informasi adalah sekelompok komponen yang terintegrasi atau prosedur yang bekerja sama untuk membentuk sistem informasi dalam pengumpulan, penyimpanan, penyebaran informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, operasi bisnis, analisis dan penampilan objek dalam perusahaan.

Information on Way

Setelah Anda memahami tentang apakah suatu sistem itu, maka tahap selanjutnya adalah pemahaman tentang informasi. Informasi adalah sekumpulan data yang telah diubah menjadi bentuk yang berguna untuk pengguna yang memberikan nilai atau pengetahuan sesuai dengan kondisi yang ada (Senn, 1990). Sedangkan data adalah kumpulan dari fakta-fakta yang belum diatur dan dikelola. Dan data dapat digunakan untuk menghasilkan informasi (Whitten dkk, 1994).
Informasi dapat terdiri dari atribut-atribut, baik sebagai atribut mandiri maupun sebagai sekumpulan informasi. Atribut informasi adalah karakteristik yang berarti bagi pengguna, yang mempunyai kriteria sebagai berikut:
1. Akurat,
2. Berbentuk kualitatif,
3. Berbentuk kualitatif,
4. Berupa grafik, angka, atau ringkasan,
5. Banyaknya pemrosesan informasi,
6. Seberapa luas cakupan informasi , dan
7. Waktu dibutuhkan untuk mengakses informasi itu.
Senn (1990) dan Jogiyanto (2005) menekankan bahwa informasi harus mengandung tiga pilar utama, yaitu:
1. Relevansi,
2. Waktu, dan
3. Akurasi.

Systems on Track

Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan, yaitu pendekatan komponen dan pendekatan prosedur. Pendekatan komponen berkaitan dengan interkoneksi komponen-komponen atau fungsi-fungsi sistem yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Walaupun komponen-komponen itu dirancang dengan baik, efektif, dan terbaru, namun sistem tidak dapat berjalan lancar jika tiap komponen tidak bekerja sama. Contohnya sistem penglihatan pada manusia. Komponen-komponen pembentuknya adalah bola mata, retina, lensa mata, urat syaraf mata, dan sebagainya. Bila salah satu komponen tersebut tidak berfungsi maka sistem penglihatan tidak akan berjalan. Maka akan timbul mata minus, positif, silinder, katarak, dan sebagainya.
Suatu sistem bisnis mempunyai tiga komponen utama, yaitu masukan, proses dan keluaran. Masukan adalah aktivitas mengambil data ke dalam sistem untuk selanjutnya diproses. Sedangkan keluaran adalah aktivitas menampilkan data masukan yang telah diproses sesuai dengan tujuan akhirnya.
Sedangkan menurut Martin (1999) seorang pakar sistem informasi di Amerika Serikat dan Jogiyanto (2005) seorang pakar sistem informasi di Indonesia, sistem adalah sekumpulan prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sehingga, sistem dengan pengertian tersebut sering dikenal sebagai sistem dengan pendekatan prosedur.

Teori or No Teori

Teori? Untuk apa teori? Saya butuh implementasi nyata, bukan teori. Teori hanya ada di bangku kuliah untuk mahasiswa. Saya lebih mempercayai praktik dan kiat-kiat dari pebisnis sukses bukan dari peneliti atau konsultan yang hanya duduk dibelakang meja.
Apakah Anda berpikir seperti itu? Anda tidak salah dengan pemikiran itu. Namun, coba Anda berhenti sejenak dengan pemikiran itu dan menenangkan hati. Gali lebih dalam pikiran Anda. Mari dengan tenang resapi makna teori.
Coba Anda buka beberapa website perusahaan terkemuka. Atau cari nama perusahaan yang Anda kenal di search engine, seperti Google atau Yahoo!. Anda masuk ke website perusahaan itu dan cari bagian yang berisi top eksekutif. Anda akan temukan para top eksekutif itu bergelar doktor atau master. Coba Anda perhatikan juga beberapa menteri kita juga mempunyai gelar doktor atau master.
Anda mungkin berpikir mereka bergelar doktor atau master tidak ada kaitannya dengan teori. Namun, kembali kita ke hati yang jernih. Mereka belajar di bangku kuliah hingga gelar doktor tidak lain adalah untuk memperkuat teori mereka yang nantinya untuk dipadukan dengan implementasi di bisnisnya.
Tidak ada yang salah dengan teori. Hanya saja penerapannya yang tidak semestinya atau tidak tepat. Atau teori itu tidak teruji dengan baik secara ilmiah maupun praktis. Jangan Anda menerapkan teori evaluasi sistem informasi pada sebuah warung pecel. Walaupun mungkin bisa tetapi membutuhkan energi dan biaya yang tidak sepadan.
Nah, mari kita diskusikan beberapa teori yang berkaitan dengan sistem informasi. Pemahaman dasar ini akan memperkaya pengetahuan Anda sehingga dapat melihat gambaran utuh dalam melakukan evaluasi sistem informasi di perusahaan Anda. Cakrawala bisnis Anda akan semakin kaya dengan pemahaman ini. Sehingga, Anda menjalankan bisnis dengan teratur dan mempunyai pedoman dan arah yang jelas.