Evaluasi Sistem Informasi: Penting Gak Seh....

EVALUASI SISTEM INFORMASI: PENTING ATAU TIDAK?
Evaluasi sistem informasi membutuhkan integritas dan komitmen manajemen dan pemegang saham. Beberapa hal penting Anda cermati berkaitan dengan penting tidaknya evaluasi sistem informasi. Pertama, perlu disadari bahwa perusahaan Anda telah melakukan investasi pada sistem informasi. Sistem informasi dianggap sebagai investasi bukan biaya. Oleh karena itu, sistem informasi yang digunakan harus dapat memberikan imbal-balik atas investasi Anda tersebut. Sistem informasi tersebut harus dapat menghemat waktu, biaya dan sumberdaya lainnya serta mendukung pengambilan keputusan dengan tepat. Sebagaimana lazim diketahui bahwa sistem informasi selain terdiri dari perangkat lunak dan perangkat keras juga manusia pengguna sistem tersebut, maka kesuksesan sistem informasi tak lepas dari kapasitas dan kemampuan pengguna serta kepuasan pengguna dalam berinteraksi dengan sistem informasi yang digunakan.
Evaluasi sistem informasi bermanfaat sebagai masukan bagi manajemen perusahaan Anda tentang seberapa besar kontribusinya bagi perusahaan. Selain itu, dapat meningkatkan sistem informasi yang digunakan bagi tujuan strategis perusahaan. Terakhir, dapat meraih keunggulan kompetitif dengan pemanfaatan sistem informasi yang lebih luas.

Sistem Informasi dalam Perspektif

Sistem informasi adalah sekelompok manusia, software, hardware, prosedur, dokumentasi, masukan, dan keluaran yang digunakan untuk mengelola data bisnis. Sistem informasi juga merupakan paket lengkap dari komponen-komponen pembangunya dan hubungan diantara komponen itu (Martin, 1991). Selaras dengan itu, Jogiyanto (2005) mengemukakan enam komponen sistem informasi, yaitu:
1. Masukan,
2. Model,
3. Keluaran,
4. Database,
5. Teknologi dan
6. Pengendalian.
Sistem informasi secara teknis diartikan sebagai sekumpulan komponen yang bekerja sama dalam pengumpulan, penyimpanan, penyebaran informasi untuk mendukung pembuatan keputusan, koordinasi, operasi bisnis, analisis, dan penampilan objek dalam perusahaan (Laudon & Laudon, 1999). Sistem informasi mengandung informasi tentang sumberdaya manusia, tempat, dan segala sesuatu dalam perusahaan. Menurut Whitten dkk (1994), sistem informasi berarti pengaturan, orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi terintegrasi untuk mendukung dan meningkatkan kemampuan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dalam perusahaan. Oleh karena itu, sistem informasi adalah sekelompok komponen yang terintegrasi atau prosedur yang bekerja sama untuk membentuk sistem informasi dalam pengumpulan, penyimpanan, penyebaran informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, operasi bisnis, analisis dan penampilan objek dalam perusahaan.

Information on Way

Setelah Anda memahami tentang apakah suatu sistem itu, maka tahap selanjutnya adalah pemahaman tentang informasi. Informasi adalah sekumpulan data yang telah diubah menjadi bentuk yang berguna untuk pengguna yang memberikan nilai atau pengetahuan sesuai dengan kondisi yang ada (Senn, 1990). Sedangkan data adalah kumpulan dari fakta-fakta yang belum diatur dan dikelola. Dan data dapat digunakan untuk menghasilkan informasi (Whitten dkk, 1994).
Informasi dapat terdiri dari atribut-atribut, baik sebagai atribut mandiri maupun sebagai sekumpulan informasi. Atribut informasi adalah karakteristik yang berarti bagi pengguna, yang mempunyai kriteria sebagai berikut:
1. Akurat,
2. Berbentuk kualitatif,
3. Berbentuk kualitatif,
4. Berupa grafik, angka, atau ringkasan,
5. Banyaknya pemrosesan informasi,
6. Seberapa luas cakupan informasi , dan
7. Waktu dibutuhkan untuk mengakses informasi itu.
Senn (1990) dan Jogiyanto (2005) menekankan bahwa informasi harus mengandung tiga pilar utama, yaitu:
1. Relevansi,
2. Waktu, dan
3. Akurasi.

Systems on Track

Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan, yaitu pendekatan komponen dan pendekatan prosedur. Pendekatan komponen berkaitan dengan interkoneksi komponen-komponen atau fungsi-fungsi sistem yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Walaupun komponen-komponen itu dirancang dengan baik, efektif, dan terbaru, namun sistem tidak dapat berjalan lancar jika tiap komponen tidak bekerja sama. Contohnya sistem penglihatan pada manusia. Komponen-komponen pembentuknya adalah bola mata, retina, lensa mata, urat syaraf mata, dan sebagainya. Bila salah satu komponen tersebut tidak berfungsi maka sistem penglihatan tidak akan berjalan. Maka akan timbul mata minus, positif, silinder, katarak, dan sebagainya.
Suatu sistem bisnis mempunyai tiga komponen utama, yaitu masukan, proses dan keluaran. Masukan adalah aktivitas mengambil data ke dalam sistem untuk selanjutnya diproses. Sedangkan keluaran adalah aktivitas menampilkan data masukan yang telah diproses sesuai dengan tujuan akhirnya.
Sedangkan menurut Martin (1999) seorang pakar sistem informasi di Amerika Serikat dan Jogiyanto (2005) seorang pakar sistem informasi di Indonesia, sistem adalah sekumpulan prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sehingga, sistem dengan pengertian tersebut sering dikenal sebagai sistem dengan pendekatan prosedur.

Teori or No Teori

Teori? Untuk apa teori? Saya butuh implementasi nyata, bukan teori. Teori hanya ada di bangku kuliah untuk mahasiswa. Saya lebih mempercayai praktik dan kiat-kiat dari pebisnis sukses bukan dari peneliti atau konsultan yang hanya duduk dibelakang meja.
Apakah Anda berpikir seperti itu? Anda tidak salah dengan pemikiran itu. Namun, coba Anda berhenti sejenak dengan pemikiran itu dan menenangkan hati. Gali lebih dalam pikiran Anda. Mari dengan tenang resapi makna teori.
Coba Anda buka beberapa website perusahaan terkemuka. Atau cari nama perusahaan yang Anda kenal di search engine, seperti Google atau Yahoo!. Anda masuk ke website perusahaan itu dan cari bagian yang berisi top eksekutif. Anda akan temukan para top eksekutif itu bergelar doktor atau master. Coba Anda perhatikan juga beberapa menteri kita juga mempunyai gelar doktor atau master.
Anda mungkin berpikir mereka bergelar doktor atau master tidak ada kaitannya dengan teori. Namun, kembali kita ke hati yang jernih. Mereka belajar di bangku kuliah hingga gelar doktor tidak lain adalah untuk memperkuat teori mereka yang nantinya untuk dipadukan dengan implementasi di bisnisnya.
Tidak ada yang salah dengan teori. Hanya saja penerapannya yang tidak semestinya atau tidak tepat. Atau teori itu tidak teruji dengan baik secara ilmiah maupun praktis. Jangan Anda menerapkan teori evaluasi sistem informasi pada sebuah warung pecel. Walaupun mungkin bisa tetapi membutuhkan energi dan biaya yang tidak sepadan.
Nah, mari kita diskusikan beberapa teori yang berkaitan dengan sistem informasi. Pemahaman dasar ini akan memperkaya pengetahuan Anda sehingga dapat melihat gambaran utuh dalam melakukan evaluasi sistem informasi di perusahaan Anda. Cakrawala bisnis Anda akan semakin kaya dengan pemahaman ini. Sehingga, Anda menjalankan bisnis dengan teratur dan mempunyai pedoman dan arah yang jelas.